Redacción ODIC
- 28 sept 2019
- 11 Min. de lectura

¿Es obligatorio fichar en el trabajo?

Lector Electrónico (huella dactilar y tarjeta) para Registro Laboral

Fichar al entrar y al salir del trabajo permite a las empresas controlar la actividad de sus empleados.

También protege a los trabajadores de prácticas y horarios abusivos por parte de las compañías.

Obligación de fichar en el trabajo

El Ministerio de Trabajo ha enviado a sindicatos y empresarios el último borrador del Estatuto de Trabajadores. Éste incluye la reforma de los cuatro artículos de la norma estatal que rige el trabajo (Arts.4, 12, 34 y 35) y un artículo de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

La finalidad de esta reforma es impedir el abuso de las horas extraordinarias impagadas y que se eleve esta infracción a la calificación de grave.

Por otro lado, esta reforma trata de adaptarse al nuevo Reglamento General de Protección de Datos a nivel europeo y a la LOPDGDD, la inminente normativa española de protección de Datos.

A continuación vemos cómo afecta esta nueva legislación a la obligación de fichar de los empleados y, sobre todo, las obligaciones de la empresa respecto al control de trabajadores.

¿Qué dice la nueva LOPDGDD?

La nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales establece nuevas obligaciones para el empresario en relación al tratamiento de datos de sus empleados.

En este sentido, el artículo 19 de la LOPDGDD señala que el tratamiento de los datos de un empleado se pueden llevar a cabo siempre y cuando:

Se realice para localizar al trabajador.Sirva para mantener las relaciones entre el empleado y la persona jurídica para la que trabaja.

Asimismo, el artículo 24 hace referencia a los “Sistemas de información de denuncias internas”. En él se especifica que está permitida la creación de sistemas de información que permitan detectar conductas o comportamientos que vayan contra las normas de la empresa, lo cual incluye los sistemas de videovigilancia o control de trabajadores como la geolocalización.

Sin embargo, las principales novedades de la LOPDGDD relacionadas con el control de datos de trabajadores, están más relacionadas con el tratamiento que se hace de ficha información, sobre todo cuando se hace en sistemas informatizados o automatizados.

“Los datos que la empresa almacena de los trabajadores deben respetar los principios más importantes de la normativa, y que tienen que ver con el respeto y garantía de los derechos digitales.”

Por tanto, toda información recabada acerca de los trabajadores (incluida la obtenido en los controles de fichaje) debe respetar ciertos principios:

Confidencialidad

Los responsables y encargados del tratamiento de los empleados deben guardar secreto sobre sus datos y no comunicarlos a terceros, a no ser que sea necesario por procedimiento judicial. La empresa debe respetar este derecho incluso cuando haya finalizado la relación laboral con el trabajador.

Desconexión digital

La obligatoriedad de fichar trabajadores también está relacionada con el principio de desconexión digital. La obligación de fichar permite establecer un marco horario, fuera del cual la empresa no tiene derecho a exigir nada al trabajador ni ponerse en contacto con él.

Derecho a la intimidad frente a la geolocalización

No son sistemas de fichaje pero la geolocalización también permite a la empresa ejercer un control sobre los trabajadores. En este caso, la LOPDGDD reconoce el derecho a la intimidad frente a estos métodos de geolocalización.

Solo podrán ser empleados en los supuestos reconocidos por el artículo 20.3 del Estatuto de Trabajadores. Además, se debe informar previamente a los empleados sobre la implantación de estas medidas, así como sobre sus derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

Novedades del Estatuto de los Trabajadores

Si bien la LOPDGDD establece un marco general, el Estatuto de Trabajadores propone cambios concretos. El más importante es la obligación de registrar la jornada de cada trabajador.

Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida.

También se recoge que los convenios colectivos podrán establecer la forma de organización del registro de jornada y de acceso al mismo de la persona trabajadora.

El empresario también deberá informar mensualmente a los representantes (ley confidencialidad de la información) de los trabajadores sobre las horas extraordinarias que ha hecho cada empleado, cualquiera que sea su forma de compensación. Además, la empresa está obligada a enviarles una copia de los resúmenes del registro diario.

Estos requisitos vienen recogidos en el artículo 4 del Estatuto de Trabajadores, referido a los derechos laborales de los empleados. También en el artículo 12 del Estatuto de Trabajadores.

Por su parte, el artículo 35 recogerá la obligación para la empresa de informar a los trabajadores sobre las horas trabajadas, tanto ordinarias como extraordinarias. Este parte diario de trabajo también debe enviarse a los representantes sindicales.

“Esto supone, por tanto, una vuelta al sistema clásico de fichar al entrar y al marcharse del trabajo que, hoy en día, aún tienen muchas grandes empresas pero prácticamente ninguna de las medianas y pequeñas.”

Por tanto, la nueva normativa dice que se debe llevar a cabo un control de horas trabajadas y regular si como empleado trabajo más horas de las que pone en mi contrato. Dicho registro debe de incluir la hora de inicio, así como la de fin. Esto incluye a los trabajos en los que exista flexibilidad horaria.

¿Qué información debe incluirse en la plantilla de registro de jornada?

El documento donde cada empleado registre su horario laboral debe contener la siguiente información:

- Identidad de la empresa

- Identificación del trabajador

- Determinación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo

- Especificación de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo

- Firma del representante legal de la empresa

- Firma del trabajador

¿Qué debe hacer la empresa para cumplir esta obligación?

Para cumplir esta nueva obligación en tu empresa debes:

- Llevar un registro diario de la jornada laboral de todos tus trabajadores.

- Enviar mensualmente a cada empleado la relación de todas las horas trabajadas

- Informar a los representantes de los trabajadores de las horas extraordinarias realizadas por cada trabajador.

- Conservar durante cuatro años los registros de jornada y estos deberán permanecer en todo momento en el centro de trabajo a disposición de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social.

Incluir en el contrato el horario

La nueva redacción del artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores prevé que, en caso de trabajadores a tiempo parcial, debe concretarse expresamente en el contrato el horario habitual de trabajo.

No es suficiente a estos efectos la mera referencia al convenio colectivo de aplicación.

Excepciones al cumplimiento de esta obligación

Existen ciertas profesiones como los transportistas o los comerciales que, al no trabajar en un centro específico pueden someterse a determinadas especialidades en las obligaciones de registro de jornada.

Estas excepciones se establecerán por el Gobierno, a propuesta del titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas.

Tener una máquina para fichar en el trabajo es ahora obligatorio

La obligación de la ley de fichar en el trabajo afecta a todo tipo de empresa, desde grandes compañías a pequeños y medianos negocios. La normativa requiere que todas lleven un control horario de sus trabajadores para reducir el absentismo y la explotación laboral.

Sin embargo, la normativa ha pillado a muchos negocios por sorpresa. A día de hoy, hay quien todavía no sabe que tener una máquina para fichar en el trabajo es obligatorio. O, al menos, un sistema que permita recoger las horas trabajadas por los empleados.

Algunas medianas y grandes empresas ya habían incorporado desde hace tiempo su propio sistema de fichaje obligatorio. En la mayoría de casos consisten en terminales de fichaje que escanean los datos de la tarjeta identificativa del empleado. También hay otras máquinas más específicas, como los tacógrafos, que permiten registrar las pautas de conducción y descanso en vehículos de transporte..

La entrada en vigor de la nueva normativa ha propiciado que vayan apareciendo muchas más formas de ticar en el trabajo. Por ejemplo, existen numerosas aplicaciones que permiten fichar a distancia a través del teléfono móvil o una tablet.

Incluso, cada vez son más frecuentes los sistemas de fichaje que utilizan los datos biométricos de los empleados. Estas máquinas para fichar utilizan métodos como el reconocimiento facial o análisis ocular para identificar usuarios. Es una tecnología que todavía no está al alcance de todas las empresas, pero que cada vez es más común.

Hay que tener en cuenta que la ley solo establece la obligación de fichar, pero no indica los métodos o tecnologías que se deben emplear. Es decir, los empleados pueden firmar en un papel al entrar y salir del trabajo. Sin embargo, no es la mejor manera de adaptarse a la ley. Hay otras soluciones que permiten automatizar esta tarea, ya sean aplicaciones o dispositivos electrónicos.

¿Es legal utilizar sistemas de control de huella dactilar?

La respuesta es sí, pero siempre respetando los requisitos que recoge el nuevo Reglamento europeo de Protección de Datos.

Antes de instalar un sistema biométrico de este tipo en nuestra empresa, debemos tener en cuenta si el mismo se ajusta a la normativa de protección de datos y si uso es adecuado, pertinente y no excesivo en relación a las finalidades que tenga.

Por tanto, antes de implantar en el entorno laboral un sistema de control de huella digital será necesario tener en cuenta lo siguiente:

- Su implantación deberá estar justificada, por lo que debemos determinar cuál es la finalidad por la que se recogen y tratan los datos biométricos.

- Analizar si su implantación es idónea , proporcional y equilibrada a la finalidad buscada.

- Garantizar que se respeta la Ley de Protección de Datos, tanto por el responsable del fichero como por el encargado del tratamiento. Para ello se deben aplicarse las medidas de seguridad correspondientes al nivel de protección de estos datos, que son considerados como datos de carácter sensible.

- Se deberá realizar por parte de la empresa una evaluación de impacto por el uso de este sistema.

“Para recabar los datos biométricos es necesario que el interesado dé su consentimiento explícito para su tratamiento.”

Sanciones

La propuesta del Gobierno finaliza con otra modificación normativa que preocupa especialmente a los empresarios.

Y es la nueva redacción del artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Esta modificación indica que, en caso de que el empresario incumpla esa obligación de registro de jornada, comete una infracción por cada trabajador afectado.

Lo que puede suponer sanciones millonarias para grandes empresas, con multas que van desde los 626 a los 6250 euros en caso de incumplimiento por cada empleado afectado, puesto que se trataría de una infracción laboral grave.

Plantilla

Aquí tienes una plantilla de registro de jornada de trabajo a tiempo parcial para controlar los horarios de tu plantilla de trabajadores y también evitar las posibles sanciones derivadas de no llevar correctamente esta vigilancia.

Aplicaciones para fichar en el trabajo

¿Sabías que ya existen numerosas aplicaciones para fichar en el trabajo? ¿A qué esperas para adaptar tu empresa a los nuevos tiempos y cumplir con las obligaciones legales?

Las nuevas exigencias de la normativa laboral han hecho que muchas empresas opten por instalar software para control horario de trabajadores. Y es que la tecnología puede ser de gran ayuda a la hora de fichar en el trabajo y registrar las horas de los empleados.

Software de control horario

Los programas de control horario son herramientas que ayudan a la empresa a contabilizar las horas trabajadas de sus empleados. La mayoría de estos software permiten el accesoa la plataforma a través de distintos dispositivos, tanto ordenadores como tablets o teléfonos móviles.

Este tipo de software ofrece las empresas numerosas ventajas. Por un lado, se simplifica enormemente la operativa a la hora de registrar las horas de los empleados. Por otro, ayuda a combatir el absentismo y la explotación laboral. Además, muchas de estas apps son gratis y muy sencillas de usar.

Mejores aplicaciones móviles para fichar en el trabajo

A continuación vemos algunas de las 10 mejores aplicaciones para fichar en el trabajo gratuitas, y también algunas de pago.

App Control Horario de Asesorías.com

En Grupo Ático34 tenemos nuestra propia aplicación para móviles de control horario. Se trata de un software totalmente gratuito y diseñado para ayudarte a llevar con control horario de los empleados.

Es una app muy sencilla de usar y todavía más fácil de descargar.

Bixpe

Es otra aplicación gratuita para el registro de jornadas. Su funcionamiento también es muy sencillo. Basta con registrarse en su página web y activar la cuenta de Bixpe mediante un enlace de confirmación.

El siguiente paso es enviarle un correo a los empleados de la empresa para que activen la aplicación en sus dispositivos o accedan a ella a través de la página web.

Una vez que todos los trabajadores estén dados de alta, podrás llevar un control diario de las horas trabajadas, así como saber en todo momento quién está trabajando y quién no.

Control Laboral

Se trata de una app pensada para usar en todo tipo de dispositivos móviles. Es una herramienta muy ligera (ocupa menos de 15 Mb), fácil e intuitiva de usar.

Posee algunas funcionalidades muy interesantes, como la posibilidad de geolocalizar a los empleados o de corregir las horas trabajadas. Está disponible a través de la propia web de Control Laboral, y también en las tiendas oficiales Google Play y App Store.

SAGE Control Horario

SAGE es una de las empresas que más apps y programas tiene a disposición de empresarios y trabajadores, especialmente indicadas para el trabajo en asesorías.

Además de programas de contabilidad o finanzas, SAGE también dispone de Control Horario, una app diseñada por Woffu, la cual permite registrar las horas de los trabajadores y almacenar toda esa información en la nube.,

Además, se pueden consultar el total de horas trabajadas, los días de vacaciones, jornadas laborales o períodos de descanso. Además, permite integrarse con sistemas biométricos de fichaje (huella dactilar, identificación ocular, etc).

Beebole

Beebole es una app similar a las anteriores (a decir, verdad, la mayoría de estas herramientas se parecen mucho las unas a las otras). Ha tenido una importante aceptación ya que es utilizada por más de 500 empresas en 60 países.

Permite guardar toda la información en la nube y acceder a la app a través de ordenadores y dispositivos móviles con cualquier sistema operativo, ya sean Android, iOS o Windows. También permite trabajar sin conexión, es decir, no es necesario estar conectado a internet para usarla.

Reloj Laboral

Es un software desarrollado por Duocom, una de las empresas españolas con más reputación en el ámbito de la telefonía virtual.

Gracias a Reloj Laboral puedes registrar las horas de los empleados y saber en todo momento cuál es su ubicación. También permite enviar notificaciones a los trabajadores cuando no estén en su puesto de trabajo, o cuando se encuentren en él fuera de las horas pertinentes.

Hora Laboral

La mayoría de programas de esta lista son gratuitos, pero en este caso tenemos una app de pago. En concreto, la licencia para utilizar Hora Laboral durante un año cuesta 99 euros.

A cambio, ofrece funciones que agradecerán empresarios y trabajadores, como la posibilidad de fichar a través del ordenador o dispositivos móviles. También permite integrarse con servicios de mensajería instantánea como Telegram o con los terminales de fichaje más actuales.

Timr

Otra app de registro horario similar a las anteriores, pero Timr tiene algunas peculiaridades. Por ejemplo, es muy útil para las empresa cuyos empleados requieren de una gran movilidad, ya que incluye un apartado para el control del kilometraje.

También permite geolocalizar a los trabajadores por GPS y llevar un control de los tiempos de los proyectos. Por contra, es una app de pago, aunque se puede probar durante 30 días sin compromiso y de forma gratuita.

SesameTime

SesameTime cuenta con el aval que otorga ser la apps de control horario utilizada por más de 1.000 empresas en todo el mundo, incluyendo algunas de gran reputación como IKEA o Black and Decker.

Es un sistema multidispositivo, que no necesita instalación y al que se puede acceder desde diferentes dispositivos. Por contra, también es un software de pago, aunque si te registras en su web puedes acceder a una prueba gratuita de 15 días.

CheckingJob

La última, pero no por ello la peor de las apps de control de horas es CheckingJob. Este software permite a usuarios y administradores gestionar y modificar cualquier dato relacionado con la jornada laboral, además de recibir notificaciones, solicitar rectificaciones o enviar justificantes por faltas de asistencia, entre muchas otras funciones.

Es una aplicación de pago, y el precio varía en función del número de usuario que pueden acceder. Cuesta 90 euros para 3 usuarios, 120 si se permite acceso a 6 usuarios y 320 euros con acceso ilimitado.

Aparte de aumentar la agilidad y permitir llevar un registro mucho más férreo de la jornada laboral de los trabajadores, estas apps tienen una ventaja fundamental: son imprescindibles para cumplir con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de Marzo de control horario. Recuerda que las inspecciones para comprobar el cumplimiento de esta normativa serán cada vez más implacables y, de no cumplir la ley, podrías enfrentarte a duras sanciones.

Link de Interés:

Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD)

https://drive.google.com/file/d/1UOGgbtGlSLTIm4-YH2owAL0Bm8-52htZ/view?usp=sharing

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

https://drive.google.com/file/d/1wIUP3J1jBN_Lzb83iRGSXb9KuiEOvPML/view?usp=sharing

Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es)

Sede Electrónica Agencia Española de Protección de Datos ( https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/)

Software de Registro Laboral

Bixpe (https://www.bixpe.com/)

Control Laboral (https://www.controllaboral.es/)

SAGE Control Horario (https://www.sage.com/es-es/productos/sage-control-horario/)

Beebole (https://beebole.com/es/)